Te veel werk, te weinig tijd en mensen: veel kmo’s worstelen met hetzelfde probleem. Zeker wat betreft het IT-beheer kan een kleine organisatie het zich niet veroorloven om fulltime experts in dienst te nemen. IT is al te vaak één van de vele petjes van één van de werknemers, hoewel de werking van de IT-systemen vandaag cruciaal is. Iedere organisatie is immers een digitale organisatie.
Hoe minder wrijving en hoe minder remmingen in de IT-omgeving, hoe blijer de IT-verantwoordelijke en hoe efficiënter uw werknemers. In dit artikel kijken we specifiek naar de rol van printen. Een document afprinten moet in theorie een pijnloze ervaring zijn, maar in de praktijk komt er soms te veel bij kijken. Vier tips en enkele algemene principes zorgen ervoor dat een druk op de printknop telkens het gewenste resultaat geeft.
1. Aanpasbaarheid
Om vlot te printen, moet uw printsysteem een beetje meedenken. Bepaalde documenten vereisen immers bepaalde instellingen. Wie een mooie grafische creatie wil nakijken, wil een hoogwaardige kleurenprint, maar een juridisch document van 60 bladzijden mag er liefst zo snel mogelijk, recto-verso en in zwart-wit uitkomen.
Wanneer uw werknemers telkens zelf in de instellingen moeten duiken, zorgt dat voor tijdverlies. Met de juiste oplossing configureert u de meest voorkomende instellingen vooraf. Zo hoeven werknemers de instellingen niet zelf aan te passen, maar kunnen ze direct de juiste optie selecteren.
Daar hoort vanzelfsprekend bij dat de interface van uw oplossing begrijpelijk moet zijn. Experts in uw onderneming zijn niet noodzakelijk ook IT-experts en een gebruiksvriendelijke printomgeving helpt hen aardig op weg.
2. Integratie
In een ideaal scenario zit uw printsysteem geïntegreerd in uw cloudtoepassingen. SaaS is immers alomtegenwoordig, en het is maar logisch dat uw werknemers ook vanuit cloudapplicaties willen printen. Wanneer iemand een document uit de cloud moet downloaden, opslaan om het dan pas af te printen, kost dat alweer tijd.
Met de juiste oplossing zijn alle documenten van overal toegankelijk. Printen kan dan meteen van overal, zonder dat werknemers tussen platformen moeten wisselen.
3. Slimme hulp
U mag gerust op wat hulp rekenen tijdens het printen. Printers en software zijn vandaag immers slim genoeg om enkele zaken voor u en uw werknemers te controleren. Denk bijvoorbeeld aan een intelligente sensor die weet welk papier in de aanvoerlade zit. Dat kan al heel wat wrijving wegnemen.
Slimme tools zorgen er dan weer voor dat documenten snel vindbaar zijn, wanneer u beslist om ze af te printen. Scrollen door lange lijsten van bestanden is niet meer van deze tijd.
4. Snelle assistentie
Niet alle hulp kan van sensoren en slimme tools komen. Soms loopt er iets mis, en hebt u menselijke interventie nodig. Technische problemen zorgen opnieuw voor vertraging, frustratie en productiviteitsverlies, waardoor bliksemsnelle interventie noodzakelijk is.
Met de juiste oplossing kunnen technici u al bijstaan nog voor ze ter plekke zijn. Onderhoud en ondersteuning op afstand maakt het mogelijk problemen op te lossen zonder dat er een technicus ter plekke moet komen. Zo garandeert u dat uw printomgeving optimaal beschikbaar is.
Cloudstrategie
Door het brein van de printinfrastructuur naar de cloud te verhuizen, krijgt u toegang tot bovenstaande capaciteiten. Bovendien hoeft uw onderneming met cloudprinting niet meer te investeren in printdrivers en servers. Sterker nog: Het grootste deel van het beheer kan u uitbesteden aan een partner. Dat verlicht de last van de ongetwijfeld overbelaste IT’er, en zorgt opnieuw voor een betere ervaring voor de gebruikers.
Cloudprinting heeft nog enkele andere voordelen: printen kan bijvoorbeeld altijd en van overal, en is schaalbaar.
Konica Minolta heeft de ervaring, de hardware en de software om u bij te staan. Specifiek vinkt de nieuwe bizhub-i-Series alle vakjes aan. Die hypermoderne multifunctionele printers combineren gebruiksvriendelijkheid met veiligheid, en zijn bovendien voorzien van een aanpasbare interface. Cloud-integratie spreekt voor zich, en slimme papierdetectie zit ingebakken.
De bizhub-i-Series zijn geschikt voor onderhoud en ondersteuning vanop afstand, zodat u steeds gerust kan zijn dat de juiste afdruk uit het juiste toestel rolt wanneer uw werknemers op de knop duwen.
