Verwerk facturen en post sneller en gemakkelijker met behulp van OCR-software

Handmatige, documentgebaseerde processen remmen de groei van uw bedrijf af. Denk maar aan de manier waarop inkomende post - zowel fysiek als digitaal - wordt beheerd. Hoelang duurt het niet vooraleer uw post bij aankomst wordt afgestempeld, gesorteerd en bezorgd? En hoelang duurt het niet vooraleer iemand die thuis werkt of op zakenreis is zijn post opent? Bedrijven moeten opnieuw controle krijgen over hun papieren en digitale documenten om hun processen te verbeteren en te versnellen, de verwerkingskosten te verlagen en hun mensen vrij te maken voor nuttigere zaken.
 

Transformeer en optimaliseer dagtaken

Dankzij intelligente scanservices met optische tekenherkenning krijgt u weer controle over dagelijkse processen, zoals inkomende postverwerking en factuurverwerking.
 
Documenten die u scant en converteert met een OCR-oplossing kunnen:
 

• gemakkelijk worden gelezen en doorzocht, en hun gegevens kunnen door bedrijfssystemen worden geraadpleegd en gebruikt;
• automatisch worden benoemd en opgeslagen in de juiste map in de cloud of elders;
• automatisch worden doorgestuurd naar de juiste mensen of het juiste systeem. Zo kunt u tijdgevoelige items zoals facturen, leveringsbonnen en offerteaanvragen sneller verwerken;
• naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande ECM- en ERP-systemen.

  

Pluk de voordelen van een geautomatiseerde postkamer

Met de multifunctionele printers van Konica Minolta (MFP’s) kunt u sowieso al slim scannen. U hoeft enkel intelligente software toe te voegen - zoals onze Dispatcher Phoenix of Document Navigator - om al uw inkomende fysieke en digitale documenten op een geharmoniseerde manier vast te leggen, te verwerken en te distribueren.
 
Inkomende papieren documenten
In een geautomatiseerde postkamer openen uw medewerkers de inkomende papieren post, sorteren ze deze vervolgens op medewerker en voorzien ze de post van werknemerspecifieke scheidingsstroken met barcodes.
 
Vervolgens starten ze met het scanproces, waarbij de documenten:

• digitaal worden vastgelegd met OCR-tekstherkenning;
• automatisch als ontvangen worden gestempeld (indien nodig);
• automatisch worden geclassificeerd;
• uiteindelijk als pdf-bestand per e-mail worden doorgestuurd naar de ontvangers.

 
De ontvangers krijgen op hun beurt een melding dat er nieuwe poststukken zijn binnengekomen die ze overal en op elk apparaat kunnen openen.
 
Inkomende e-mails
Voor inkomende e-mails neemt Dispatcher Phoenix of Document Navigator het over. De software zoekt naar vooraf gedefinieerde trefwoorden (zoals ‘aanvraag’, ‘bestelling’ of ‘leveringsherinnering’) en gebruikt postcodeherkenning om de inkomende e-mail automatisch te routeren naar de juiste ontvangers. Indien gewenst kan deze software digitale documenten ook voorzien van een stempel bij ontvangst.
 

Ontdek het gebruiksgemak van een geautomatiseerd factuurproces

Wie inkomende facturen handmatig scant en opslaat, weet dat er makkelijk fouten ontstaan bij het benoemen en opslaan. Maar die sluit u uit als u intelligente OCR-software koppelt aan uw Konica Minolta MFP. Uw medewerkers hoeven alleen maar de scan te starten: Dispatcher Phoenix of Document Navigator benoemen en archiveren automatisch uw facturen.
 
De OCR-software:

• herkent het ordernummer, de leverancier en het factuurnummer;
• hernoemt het gescande document volgens deze kenmerken;
• slaat het op in de juiste leveranciersmap.

Als een factuur van een nieuwe leverancier binnenkomt, maakt de software een nieuwe map aan op basis van de naam van de leverancier op de factuur. Indien leveranciers hun facturen al digitaal aanleveren, kunnen Dispatcher Phoenix of Document Navigator de digitale facturen automatisch hernoemen volgens het hierboven beschreven schema en in de juiste mappen opslaan.
 

Gedigitaliseerde goedkeuringen

Zodra u facturen gaat digitaliseren, kunt u overstappen van handmatige naar gedigitaliseerde goedkeuringen. Met een oplossing als Dispatcher Phoenix of Document Navigator start u het goedkeuringsproces binnen een workflow door gedigitaliseerde facturen automatisch aan een supervisor voor te leggen voor een eerste goedkeuring of afwijzing. Pas daarna gaan ze verder door het proces. Zo stelt u externe ondertekenaars in staat om snel goedkeuringen te verlenen, waar ze zich ook bevinden. En zo kunt u profiteren van kortingen voor vroege betalers en boetes voor te late betalers vermijden.
 
Door de goedkeuring van facturen te digitaliseren, kunt u ook op elk moment snel en eenvoudig de status van een factuur controleren. Het proces is transparant, traceerbaar en controleerbaar omdat elke stap wordt geregistreerd. Mocht het nodig zijn, kunt u een bepaalde stap snel corrigeren.
 

Voordelen van het digitaliseren van documentgebaseerde processen

Wie intelligente OCR-software gebruikt om inkomende post te digitaliseren en als pdf-bestand te verspreiden, maakt het proces efficiënter en goedkoper. Werknemers ontvangen hun inkomende post onmiddellijk, ongeacht waar ze zich bevinden, wat hen meer flexibiliteit geeft en werken op afstand ondersteunt. Ook het risico op een verkeerde postbedeling vermindert, terwijl u documenten makkelijker terugvindt. Met minder frustratie en tijdverspilling als gevolg. Verder verbetert ook de bescherming van uw documenten, omdat u meer controle krijgt over wie toegang heeft tot wat.
 
Als u overstapt op digitale factuurverwerking, kunt u tijd en kosten besparen. Door de kortere verwerkingstijden kunt u sneller reageren, waardoor de relaties met leveranciers verbeteren en de klanttevredenheid toeneemt. Dankzij de transparantie en traceerbaarheid die inherent zijn aan digitale processen, inclusief e-handtekening, kunt u auditbestendige, conforme archieven opzetten, contractuele relaties vereenvoudigen en eventuele geschillen met vertrouwen behandelen.
 
Meer weten over intelligente, geconnecteerde werkplekken? Bezoek onze website!