Trop de travail, pas assez de temps et de ressources : de nombreuses PME font face au même problème. En particulier, la gestion informatique est souvent un défi pour les petites organisations qui ne peuvent se permettre d’embaucher des experts à plein temps. Bien trop souvent, l’IT devient l’une des nombreuses tâches d’un employé polyvalent, alors que le bon fonctionnement des systèmes informatiques est aujourd’hui essentiel. Toute organisation est en réalité une organisation numérique.
Moins il y a de frictions et d’obstacles dans l’environnement IT, plus le responsable informatique est satisfait et plus vos employés sont efficaces. Dans cet article, nous nous concentrons sur le rôle de l’impression. Imprimer un document devrait théoriquement être une expérience sans douleur, mais en pratique, cela peut s’avérer plus compliqué. Voici quatre conseils et quelques principes généraux pour garantir que chaque pression sur le bouton d’impression donne le résultat souhaité.
1. Adaptabilité
Pour imprimer facilement, votre système d’impression doit être en mesure de s’adapter. Certains documents nécessitent des réglages spécifiques. Une création graphique soignée exige une impression couleur de haute qualité, tandis qu’un document juridique de 60 pages doit être imprimé rapidement, recto-verso et en noir et blanc.
Si vos employés doivent ajuster manuellement les paramètres à chaque fois, cela génère une perte de temps. Avec la solution adéquate, vous pouvez configurer à l’avance les paramètres les plus courants. Ainsi, vos employés n’auront plus qu’à sélectionner directement l’option appropriée.
Bien entendu, l’interface de votre solution doit être intuitive. Les experts de votre entreprise ne sont pas nécessairement des experts en IT, et un environnement d’impression convivial leur facilitera grandement la tâche.
2. Intégration
Dans un scénario idéal, votre système d’impression est intégré à vos applications cloud. Les solutions SaaS étant omniprésentes, il est logique que vos employés souhaitent imprimer directement depuis ces applications cloud. Si un document doit d’abord être téléchargé et enregistré avant d’être imprimé, cela entraîne une nouvelle perte de temps.
Avec la bonne solution, tous les documents deviennent accessibles de partout. L’impression peut alors se faire immédiatement, sans avoir à passer d’une plateforme à l’autre.
3. Assistance intelligente
Vous pouvez compter sur une aide pendant le processus d’impression. Les imprimantes et les logiciels actuels sont assez intelligents pour effectuer certaines vérifications à votre place. Pensez, par exemple, à un capteur intelligent qui détecte le type de papier présent dans le bac. Cela peut déjà éliminer de nombreuses frictions.
Des outils intelligents permettent également de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez imprimer. Faire défiler de longues listes de fichiers appartient désormais au passé.
4. Assistance rapide
Toutes les aides ne peuvent pas venir de capteurs ou d’outils intelligents. Parfois, un problème survient, nécessitant une intervention humaine. Les problèmes techniques entraînent des retards, de la frustration et une perte de productivité, rendant une intervention rapide indispensable.
Avec la bonne solution, les techniciens peuvent intervenir même à distance avant de se déplacer. La maintenance et le support à distance permettent de résoudre les problèmes sans qu’un technicien ait besoin de se rendre sur place. Cela garantit la disponibilité optimale de votre environnement d’impression.
Une stratégie cloud
En déplaçant le cerveau de votre infrastructure d’impression vers le cloud, vous accédez à toutes les capacités mentionnées ci-dessus. De plus, avec l’impression cloud, votre entreprise n’a plus besoin d’investir dans des pilotes d’impression ni des serveurs. Mieux encore, une grande partie de la gestion peut être confiée à un partenaire, allégeant ainsi la charge pesant sur vos collaborateurs IT, déjà très sollicités, tout en améliorant l’expérience utilisateur.
L’impression cloud offre également d’autres avantages : elle permet d’imprimer à tout moment et de n’importe où, et s’adapte à vos besoins.
Konica Minolta possède l’expérience, le matériel et les logiciels pour vous accompagner. La nouvelle gamme bizhub i-Series coche toutes les cases. Ces imprimantes multifonctions ultramodernes allient convivialité et sécurité, avec une interface personnalisable. L’intégration au cloud est une évidence, et la détection intelligente du papier est intégrée.
Les imprimantes bizhub i-Series permettent un entretien et une assistance à distance, garantissant que chaque document est imprimé correctement, à partir du bon appareil, dès que vos employés appuient sur le bouton.
